Datenschutzrichtlinie - MS Teams

1. Personenbezogene Daten

Wenn eine MS Teams-Sitzung aufgezeichnet oder transkribiert wird, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der Personen, die an dieser Sitzung teilnehmen.

Dies kann folgende Personen betreffen:

• Mitarbeiter
• Kunden
• Andere externe Teilnehmer

Die personenbezogenen Daten, die in einer MS-Teams-Aufzeichnung oder -Transkription verarbeitet werden, beziehen sich auf die Personen, die an der Besprechung teilnehmen, durch ihre Anwesenheit.

2. Datenkategorien

Bei der Nutzung von "Teams" oder "Office365" werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt von den Informationen ab, die Sie bei einem "Online-Meeting" angeben. Er umfasst die folgenden Daten:

• Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn "Single Sign-On" nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Sprache
• Online-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen. Für Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Einwahl mit dem Telefon: Angaben zur ein- und ausgehenden Telefonnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Bei Bedarf können weitere Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Bei der Nutzung der Chat-, Frage- oder Umfrage-Funktionen sowie anderer Funktionen zum Hoch- und Herunterladen von Dateien wie Bild-, Ton-, Video- oder Office-Daten werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet, um sie im "Online-Meeting" anzuzeigen und anderen Teilnehmern während des Meetings oder danach zugänglich zu machen und ggf. zu protokollieren. Während des Meetings werden die Daten durch das Mikrofon oder die Videokamera Ihres Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Teams"-Anwendungen ausschalten oder stummschalten.
• Andere Office 365 Cloud-Dienste: Die vom Nutzer selbst in diesen Diensten gespeicherten Daten werden nur zu dem vom Nutzer bestimmten Zweck der Weiterverarbeitung oder Weitergabe gespeichert.
• Umfang der Verarbeitung: Wir nutzen "Microsoft Teams" zur Durchführung von "Online-Meetings" und "Office 365" zur Bereitstellung anderer Microsoft-Cloud-Dienste. Wir werden etwaige Aufzeichnungen im Voraus transparent kommunizieren und - wo nötig - um Zustimmung bitten. Die Aufzeichnung wird in "Microsoft Teams" angezeigt. In diesen Fällen sind wir an der effektiven Organisation von Online-Meetings und der Kommunikation zwischen den Meeting-Teilnehmern interessiert.

Gemäß den Benutzerhinweisen weist der Organisator der Sitzung die Teilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung mündlich darauf hin, dass sie ihre Kamera ausschalten oder die Chatfunktion nutzen können, wenn sie nicht möchten, dass ihr Gesicht/ihre Stimme auf der Aufzeichnung zu sehen ist.

3. Zweck der Verarbeitung

Alle Dienststellen von UnternehmerTUM müssen unter Umständen eine MS-Teams-Sitzung aufzeichnen oder transkribieren, um eine formelle Aufzeichnung der Sitzung zu erstellen, sei es für die Protokollierung oder für die künftige Verwendung und Verbreitung.

Wenn eine MS Teams-Sitzung aufgezeichnet oder transkribiert wird, werden Sie in der Einladung darauf hingewiesen, und der Organisator/Vorsitzende der Sitzung informiert die Teilnehmer darüber, dass die MS Teams-Sitzung aufgezeichnet oder transkribiert wird und warum, bevor die Aufzeichnung oder Transkription beginnt.

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Die Aufzeichnungen von MS Teams können intern bei UnternehmerTUM oder in manchen Fällen auch extern weitergegeben werden, z.B. wenn es sich um eine externe Schulungsveranstaltung handelt.

In Übereinstimmung mit dem Benutzerleitfaden informiert der Organisator der Sitzung die Teilnehmer darüber, an wen die Aufzeichnung weitergegeben werden kann.

MS-Teams-Transkriptionen werden für die Teilnehmer der Sitzung zur Verfügung stehen.

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"MS Teams" und "Office 365" sind Dienste, die von Anbietern aus den USA bereitgestellt werden. Personenbezogene Daten werden daher auch in einem Drittland verarbeitet. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung unter

https://privacy.microsoft.com

6. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für jede MS Teams-Aufzeichnung und -Transkription hängt davon ab, welche Art von Besprechung aufgezeichnet wird und aus welchem Grund die Aufzeichnung erfolgt.

• Wenn wir im Rahmen der Vertragserfüllung Online-Meetings mit unseren Geschäftspartnern über Microsoft Teams durchführen, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs.. 1 lit. b) DSGVO.
• Werden personenbezogene Daten von Mitarbeitern von UnternehmerTUM verarbeitet, so ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, sofern die Verarbeitung für die Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
• Soweit personenbezogene Daten nicht für die Erfüllung des Vertrages mit Geschäftspartnern oder die Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, gilt Art. 6 Abs.. 1 lit. f) DSGVO (unsere berechtigten Interessen) die Datenverarbeitung rechtfertigen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Nutzung moderner Kommunikationsmittel, zu denen auch die Übermittlung audiovisueller Inhalte gehört. Wir haben Microsoft Teams im Interesse unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner datenschutzfreundlich implementiert und umgesetzt und verzichten auf die Erhebung und Speicherung unnötiger Daten.
• Soweit die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Einwilligung beruht (insbesondere im Zusammenhang mit der oben beschriebenen Aufzeichnung von Online-Meetings), ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

Wie oben dargelegt, wird der Organisator/Vorsitzende der Sitzung die Teilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung darauf hinweisen, dass sie ihre Kamera oder die Verwendung der Kamera ausschalten können.

7. Rechte

• Sie haben das Recht, Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie können sich jederzeit an uns wenden, um Auskunft zu erhalten. Bei einem Auskunftsersuchen, das nicht schriftlich gestellt wird, bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir von Ihnen einen Nachweis verlangen können, dass Sie die Person sind, die Sie vorgeben zu sein.
• Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, soweit Sie dazu gesetzlich berechtigt sind. Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen.
• Löschung von Daten: Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich, wenn keine Notwendigkeit für die weitere Speicherung besteht. Eine Erforderlichkeit besteht, wenn die Daten für die Erfüllung vertraglicher Leistungen, Prüfung von Gewährleistungs- oder Garantieansprüchen benötigt werden. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns einzureichen.

Stand: 12.09.2024